בעת שליחת דוא"ל, הצדעה בפתיחה בדרך כלל נותנת את הטון להודעה כולה, בדיוק כמו שהיא עושה לבן דודו המבוגר את מכתב הנייר. הפנייה לדוא"ל לאדם אחד - או אפילו לשני אנשים - היא בדרך כלל פשוטה מספיק, אך כאשר אתה שולח את אותה הודעה לשלושה אנשים או יותר דברים יכולים להתחיל להתבלבל מעט, ואתה מסתכן לפגוע במישהו בשוגג. בנה את הצדעות שלך בקפידה כדי להבטיח שההודעות שלך יתקבלו בדרך הנכונה.
שמור על זה אפילו
קבע מה אתה יודע על שלושת האנשים שאליהם אתה שולח דוא"ל. אם יש לך אותה כמות מידע על כולם, יצירת הצדעה היא פשוטה: "ג'ים, ג'ון וג'יין היקרים" או "מר סמית 'היקר, מר דו וגב' בראון", תלוי ברמת הפורמליות. לפעמים, עם זאת, ייתכן שלא תדעו משהו חשוב על אחד משלושת האנשים. לדוגמה, ג'ים סמית 'הוא ללא ספק גבר וג'יין בראון אישה, אך אלכס ג'ונס עשוי להיות אלכסנדר או אלכסנדרה. במקרה כזה, השתמש בשם המלא לכל שלושת האנשים - "ג'ים סמית היקר, ג'יין בראון ואלכס ג'ונס."
פורמליות משתנה
לעתים קרובות, רמת הפורמליות המצוינת על ידי ההצדעה משפיעה על תוכן המייל כולו. אם שלושת האנשים שאליהם אתה פונה זוכים לרמות פורמליות שונות, שקול לשלוח שתיים או שלוש הודעות נפרדות ולא אחת. אם אתה בהחלט חייב לשלוח הודעה אחת בלבד, פנה לכל אדם ברמת הפורמליות המתאימה במקום להגדיל או להוריד אותה. לדוגמה, אם אתה שולח דוא"ל לפרופסור שלך ולשניים מחבריך לכיתה, פתח את ההודעה עם "פרופסור קיטינג היקר, ניל וטוד."
כתובת עם טיפול
שקול אם שלושת האנשים שאליהם אתה שולח את ההודעה צריכים להיכלל בשיחה אחת. לדוגמא, אם אתה מזמין שלושה מחבריך למסיבה, זה הגיוני להשתמש בהודעה אחת; אם אתה מארגן מסיבה ושלושה מחבריך עוזרים, לעומת זאת, אולי עדיף לשלוח שלוש הודעות נפרדות, שכל אחת מהן מכילה רק את המידע הרלוונטי. אם עליכם לשלוח הודעה אחת בלבד, התייחסו לשלושת הנמענים כרגיל בברכה, אך גם עשו כמיטב יכולתכם לזהות אילו חלקים בהודעה רלוונטיים לכל אחד מהם.
עותק וסמ"ש
כשאתה פונה למקבלי הדוא"ל בברכה, שקול כיצד ההודעה מגיעה אליהם. אם אתה שולח דוא"ל לשלושת הנמענים באמצעות השדה "אל:" או "עותק:", כלול את כל שלושת האנשים בברכה כרגיל, אלא אם כן ההודעה מיועדת בעיקר לאחד הנמענים ונשלחת רק לשניים האחרים המידע שלהם. אם זה המקרה, פנה למקבל העיקרי בברכה והסבר מדוע אתה גם שולח את ההודעה לשניים האחרים בשורות הראשונות. אם אדם אחד או יותר מקבלים את ההודעה דרך השדה "עותק מוסתר:", ודא שלא תכלול את אותו אדם בברכה כדי למנוע עבירה.
