אחת התכונות הפחות מוכרות של Excel היא היכולת שלה ליצור באופן אוטומטי סכומי ביניים ברמות מרובות באמצעות תכונת ה- Subtotal של היישום. אם אתה שומר נתוני מכירות בגליון העבודה שלך, למשל, אתה יכול ליצור סכומי ביניים למכירות בכל אזור, בתוספת סכומי משנה מקוננים המחולקים לפי מדינה ואפילו עיר. כדי ליישם סכומי ביניים מרובי רמות, השתמש תחילה בפונקציית המיון המתקדמת של Excel כדי לסדר מחדש את הנתונים שלך לרמות הקיבוץ הנכונות.
מיין את הנתונים שלך לרמות
שלב 1
הכן את הנתונים שלך למיון על ידי הסרת שורות או עמודות ריקות. כמו כן, צור שורת כותרת בראש הנתונים שלך אם עדיין לא עשית זאת.
שלב 2
בחר תאים המכילים נתונים. אם ברצונך להחיל סכומי ביניים רק על חלק מגליון העבודה, בחר במקום זאת שורות אלה.
שלב 3
בחר בכרטיסייה "בית", לחץ על הפקודה "מיון וסינון" ולאחר מכן בחר באפשרות "מיון מותאם אישית". Excel פותח את תיבת הדו-שיח מיון.
שלב 4
לחץ על התפריט הנפתח "מיין לפי" ובחר את העמודה שבה ברצונך להשתמש כדי לקבץ את סכומי המשנה שלך ברמה הראשונה. לדוגמא, אם הנתונים שלך כוללים נתוני מכירות שזוהו לפי אזור, מדינה ועיר, בחר בעמודה "אזור" כדי להפוך את נתוני המכירות האזוריים לסכומי המשנה ברמה הראשונה שלך.
שלב 5
לחץ על התפריט הנפתח "ואז על ידי" ובחר את העמודה שבה ברצונך להשתמש עבור סכומי המשנה שלך ברמה השנייה. בדוגמה שלעיל, אם ברצונך ליצור סיכום משנה ברמה שנייה עבור כל מדינה באזור, בחר "מצב" מהרשימה הנפתחת.
שלב 6
חזור על השלב הקודם עבור כל רמות תת-סה"כ נוספות שתרצה ליצור, כגון סכומי מכירות ברמת העיר בדוגמה.
לחץ על "אישור" כדי למיין את הנתונים ולסגור את תיבת הדו-שיח.
צור סכומי משנה מרובי רמות
שלב 1
בחר תא כלשהו המכיל נתונים. אם ברצונך להחיל סכומי ביניים רק על חלק מגליון העבודה, בחר במקום זאת שורות אלה.
שלב 2
בחר בכרטיסייה "נתונים" ואז לחץ על הפקודה "סכום כולל" בקבוצת המתאר. Excel פותח את תיבת הדו-שיח סכום כולל.
שלב 3
לחץ על התפריט הנפתח תחת "בכל שינוי" ולאחר מכן בחר את העמודה שבה ברצונך להשתמש עבור סכומי המשנה שלך ברמה הראשונה. בחר באותה עמודה שבחרת למיון ברמה הראשונה שלך. בדוגמה ששימשה בעבר, היית בוחר "אזור" כדי ליצור סכומי ביניים ברמה הראשונה המבוססים על מכירות אזוריות.
שלב 4
סמן אחת או יותר מהתיבות בחלונית "הוסף סכום כולל ל" כדי לציין איזו עמודה מכילה את המספרים שלך. בדוגמה, ייתכן שתסמן את התיבה לצד "סכומי מכירה".
שלב 5
לחץ על "אישור" כדי ליצור את סיכומי המשנה שלך ברמה הראשונה.
שלב 6
לחץ שוב על הפקודה "סכום כולל" כדי להתחיל ביצירת סכום המשנה שלך ברמה השנייה.
שלב 7
לחץ על התפריט הנפתח תחת "בכל שינוי", ואז בחר את העמודה שבה ברצונך להשתמש עבור סכומי המשנה שלך ברמה השנייה. בדוגמה תבחר באפשרות "מדינה".
שלב 8
סמן את אותה תיבה בחלונית "הוסף סכום כולל ל" שבדקת בעבר.
שלב 9
נקה את תיבת הסימון לצד "החלף סכומי משנה נוכחיים". ניקוי הגדרה זו גורם ל- Excel לשמור על רמות סיכום-משנה קודמות וליצור רמה חדשה.
לחץ על "אישור" כדי ליצור לך סיכומי משנה ברמה שנייה. חזור על השלבים עבור כל רמה נוספת של סכומי ביניים שברצונך להוסיף, והסר את סימן הביקורת לצד "החלף סכומי ביניים נוכחיים" בכל פעם. ניתן ליצור עד שמונה רמות של סכומי ביניים.
