כפתור ההצבעה של Outlook מספק דרך נוחה להגיש פריטים לאישור המפקחים או חברי הצוות. כאשר הנמען מצביע על אחת האפשרויות, Outlook עוקב אחר התגובה ומאפשר לך להציג סיכום של כל התשובות להודעה ספציפית. אתה יכול לסקור אדם בודד או קבוצה שלמה, תוך בחירות פשוטות כגון "אשר / דחה" או אפשרויות מורכבות יותר שאתה מרכיב בעצמך.
דרישות
כדי לעקוב אחר פריטים שהגשת לאישור או הצבעה, חשבון הדואר שלך חייב להיות בשרת Microsoft Exchange. שרתי Exchange משמשים בדרך כלל בסביבות משרדיות; חשבונות הדואר האלקטרוני הביתיים והאישיים שלך ככל הנראה אינם משתמשים בשרת Exchange אלא אם אתה מגדיר את החשבון דרך העבודה או בית הספר שלך. כמו כן, על מקבלי הדוא"ל להשתמש ב- Outlook 2003 ואילך על מנת להצביע, אם כי הם אינם זקוקים לחשבון Exchange אם הם רק מקבלים את ההודעה.
שליחת בקשת האישור שלך
הגשת בקשת הדוא"ל שלך באמצעות תכונת המעקב היא פשוטה למדי: הכנס את הודעת הדוא"ל שלך כרגיל, כולל השאלה או המסמך שעבורם אתה זקוק לאישור. עבור לכרטיסייה "אפשרויות" ולחץ על "השתמש בכפתורי הצבעה" ברצועת הכלים. Outlook מציג אפשרויות שתוכלו להציע למקבלים. תן להם אפשרות לאשר או לדחות, או בקש פשוט כן, לא או אולי. אתה יכול גם לבחור "מותאם אישית" כדי לספק לך אפשרויות משלך; פשוט הזן את האפשרויות בשדה "השתמש בכפתורי הצבעה" במסך הבא, והפריד בין כל אפשרות לסימן נקודה-פסיק.
שימוש בכפתורי ההצבעה
כאשר הנמען פותח את ההודעה שלך ב- Outlook, הוא יראה התראה למעלה שתאמר לו שההודעה כוללת כפתורי הצבעה. על ידי לחיצה על ההתראה ב- Outlook 2013 ו- Outlook 2010, הנמען יכול להציג את אפשרויות ההצבעה וללחוץ על אחת. בגרסאות 2007 ו -2003 אפשרויות ההצבעה מופיעות בסרגל הכלים. לאחר שהאדם הצביע, Outlook שולח אוטומטית תשובה לשולח המקורי המודיע לו על הבחירה.
עקוב אחר התוצאות
בנוסף לאפשרות לעקוב אחר התוצאות משורות הנושא, תוכל להעלות טבלה המציגה סיכום של תשובות לשאלה אחת. תכונה זו שימושית במיוחד כאשר אתה מגיש שאלה לקבוצה גדולה. כל שעליך לעשות הוא לפתוח את אחת התשובות לשאלתך ואז ללחוץ על תגובת האדם בראש ההודעה. Outlook מציג אפשרות נוספת ל"הצגת תגובות הצבעה ". לחץ על האפשרות כדי לראות את כל ההצבעות, האישורים או הדחיות שהוגשו לשאלה ספציפית זו.
