שימוש בפורמט תזכורות במיילים של Microsoft Office Outlook יכול להעניק להודעות הדוא"ל מראה רשמי ומקצועי יותר. כדי לשלוח דוא"ל בפורמט תזכיר, צור את הדוא"ל ושמור אותו כתבנית דוא"ל של Outlook. לאחר שהוספת את תבנית התזכורת, תוכל להשתמש בה לכל הודעת דואר אלקטרוני של Outlook שברצונך לשלוח בפורמט תזכורת.
הפעל את Microsoft Outlook. לחץ על הכרטיסייה "בית" ברצועת הכלים של התפריט הראשי. לחץ על כפתור "דוא"ל חדש".
הזן את כתובות הדוא"ל של הנמענים ואת נושא הדוא"ל לשדות הקלט הרלוונטיים בחלק העליון של חלון "דוא"ל חדש".
הקלד "תזכיר" או "תזכיר" רשמי יותר בחלק העליון של חלונית הטקסט של הודעת הדוא"ל. החל טקסט מודגש, קו תחתון, ועיצוב פנים גופן על הטקסט על ידי לחיצה על כפתור העיצוב הרלוונטי בקבוצה "טקסט בסיסי" בכרטיסייה "הודעה" בסרגל התפריט.
הקלד "תאריך:" ואחריו תאריך התזכיר מיד תחת הכותרת "תזכיר". בשורה נפרדת, הקלד "אל:" ואחריו שמות הנמענים ותאריהם.
הזן את שם הנושא של התזכיר תחת התאריך ומידע הנמען; לדוגמה, "Re: תחזית הוצאות מתוקנת." הקלד את הטקסט של התזכיר תחת כותרת הנושא. תזכורות עסקיות רבות כוללות רקע קצר והקדמה, ואחריהן נקודות מפתח ומסקנה. לחץ על "Enter" או "Return" במקלדת המחשב לאחר כל פסקה כדי להוסיף מעברי פסקאות.
לחץ על "קובץ" ואחריו "שמור בשם" ברצועת הכלים הראשית של Outlook.
בחר "תבנית Outlook" מהרשימה שמור כסוג. הזן שם תיאורי לתבנית; לדוגמה, "תזכיר" או "תזכיר עסקי."
לחץ על כפתור "שלח" כדי לשלוח את דוא"ל התזכורת המקורי ממנו יצרת את התבנית. כעת תוכל לגשת לתבנית דוא"ל התזכורת מהכרטיסייה "מפתח" של Outlook. לחץ על "בחר טופס" ובחר "תבניות משתמש" ברשימה הנפתחת "הסתכל פנימה". בחר את תבנית התזכורת ולחץ על "פתח". ערוך את תוכן התבנית ושלח את הדוא"ל בפורמט תזכיר.
טיפים
אם אינך יכול לראות את הכרטיסייה "מפתח" בתפריט Outlook, הפעל אפשרות זו על ידי לחיצה על "קובץ" ואחריו "אפשרויות". לחץ על "התאם אישית סרט" בחלונית השמאלית. לחץ על תיבת הסימון לצד "מפתח" כדי לבחור ולהפעיל אפשרות זו. לחץ על "אישור" כדי להוסיף את הלשונית לרצועת התפריט.
תזכירים עסקיים רשמיים כוללים בדרך כלל את התאריך ואת שמות הנמענים, אך הודעת הדוא"ל שלך כוללת מידע זה באופן אוטומטי בכותרת הודעת הדוא"ל. דלג על שלב 4 אם אינך רוצה לחזור על מידע זה בגוף הראשי של התזכיר.
