ייתכן שתקבל דוא"ל שבו השולח מבקש שתשלח תשובה כדי לאשר שקיבלת את ההודעה שלו. לא לכולם יש אפשרות לשלוח אליהם אוטומטית קבלת החזר כשאתה פותח את הדוא"ל שלהם, כך שאם הוא מכיל מידע דחוף או רגיש לזמן, עליהם לדעת אם הוא הגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך. זה גם באדיבות להודיע לאנשים שקיבלת את ההודעה שלהם כשביקשת לשלוח לך מסמכים או מידע אחר.
שלב 1
שלח את האישור בהקדם האפשרי. תשובה בזמן חיונית בעולם העסקי, גם אם המידע בדוא"ל אינו רגיש לזמן.
שלב 2
ערוך את שורת הנושא של הדוא"ל, במידת הצורך. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך לציין שצירפת מסמך להודעה, או שמידע מעודכן כלול בתשובתך. אם אינך צריך לערוך את שורת הנושא, השדה "Re:" יתמלא באופן אוטומטי, ויודיע לנמען על איזה דוא"ל אתה מגיב.
שלב 3
כתוב משפט שלם המציין שקיבלת את ההודעה, וכן מתי תנקוט פעולה כלשהי בנושא. זה יותר מקצועי לקבוע, "שלום סטיב, קיבלתי את הדוא"ל הבוקר. אני אמשיך איתך אחר כך אחר הצהריים" - שמאפשר לשולח לדעת שתעדיף לחזור אליו - מאשר רק לכתוב, "הבנתי, תודה."
עדכן את הנמען בהתפתחויות רלוונטיות. אתה יכול לבצע שתי משימות בבת אחת כאן: להכיר בדוא"ל המקורי ולשמור על הנמען בקשר לגבי מידע רלוונטי. אין טעם לשלוח דוא"ל שני שאומר, "אגב, הפגישה הקשורה לחוזים ששלחת לי הועברה חזרה לשעה 16:00," כשאתה כבר מנהל שיחת דוא"ל בנושא זה.
