מה הנימוס הנכון כשניהול העתקת פחמן בדואר אלקטרוני?

העתקת פחמן, או CCing, מישהו בדואר אלקטרוני כולל שליחת עותק כפול לנמען אחר, בנוסף לנמען הראשי בשדה "אל:" של הדוא"ל. נימוסים נאותים הם חיוניים בעת שליחת אישורים אישיים מכיוון שסוג זה של הודעות דוא"ל טומן בחובו סיכונים מקצועיים, כולל ניהול מכריע עם יותר מדי מיילים מיותרים, הפרת פרטיותו של עמית לעבודה, יוצר בלבול באחריות ושכפול מיותר.

הימנע מהתמודדות עם הבוס של עמיתך לעבודה

זה עשוי לעזור לך להוציא את התסכול שלך למנהל שיש לו את הסמכות להתמודד עם עמית לעבודה מעצבן, אך שליחת איש מקצוע לבוס שלה לקבלת דוא"ל הקורא לה במשהו שלילי עלול לרדוף אותך בהמשך. אם אתה עושה את זה למישהו אחר, רוב הסיכויים שבשלב מסוים מישהו יסתמך על הבוס שלך, וידגיש טעות שעשית. במקום ליצור לעצמך קארמה רעה, בדוק אם אתה יכול לפתור את הבעיה עם עמיתך לעבודה בדוא"ל פרטי, או יותר טוב באופן אישי. אם אתה באמת צריך לדבר עם ההנהלה על הנושא, עשה זאת באופן אישי או בטלפון - לא באמצעות דוא"ל, מכיוון שאתה תמיד מסתכן בהנהלה שתשיב לך עם איש קשר לעבודה המדוברת.

בדוק שוב את נושאי התשובה

הנימוסים הטובים ביותר הם לשלוח למנהל רק איש קשר בשיחה חדשה או כמידע שאינו דורש תשובה. הדרך המהירה ביותר להביך מישהו או לשתף מידע עם האדם הלא נכון היא לספק מנהל דואר אלקטרוני למענה על מיילים רבים אחרים בינך לבין הנמען הראשי תחת אותו שרשור. אם ה- CC נחוץ בהחלט לדוא"ל האחרון בשרשור, מחק הודעות דוא"ל קודמות באותו שרשור אם הם חושפים מידע המיועד רק עבורך ועבור הנמען הראשי. כמו כן, אל תטרח להתמודד עם מנהל באמצעות הודעות דוא"ל ללא מידע הכרחי אמיתי, כגון אלה שנשלחו לקבלת "תודה!"

תבקש רשות

גלה מראש אם זה בסדר עם עמיתיך ועם הבוסים שלהם, או עם הבוסים שלך, לפנות אליהם במייל בנושאים נוגעים ללב כגון ביצועים בעבודה של אחר - או אילו נושאי דוא"ל הם מעדיפים לקבל תעודה. אם אתה רושם תודעה נפשית של מי זה בסדר עם מקורות אישיים ומי לא, סביר יותר שתישאר בשלום עם עמיתים לעבודה וההנהלה שלך. אתה יכול גם לדון בנושא עם מישהו משאבי אנוש כדי לברר אם לחברה שלך יש מדיניות לגבי סוגי הדוא"ל שיש לשלוח לאלה שבניהול האמצעי או העליון. אנשי ההנהלה מקבלים לעיתים קרובות מספר יוצא דופן של הודעות דוא"ל וככל הנראה יעריכו את האדיבות הזו.

שמור על זה מקצועי

כל התכתבות אלקטרונית בה ההנהלה מקבלת תעודה צריכה להיות מקצועית וגנרית ככל האפשר. אתה יכול להנהיג מדיניות לפיה לעולם לא תשלח אישורים אישיים לאנשי הנהלה שיכולים להיחשב אישיים, פסיביים-אגרסיביים או שנויים במחלוקת בכל דרך שהיא. יתרה מכך, כדי להימנע משגיאות CC מסוכנות, אל תשלח כלל CCs לניהול, ובחר במקום דוא"ל אישי או שיחות באופן אישי. כמו כן, הימנע משליחת אישורים אישיים להנהלה אם הדבר יגרום לבלבול לגבי מי שעליו לקחת אחריות לפעולה; אם הנמען הראשי או מנהל ה- CC-d סבורים שהאדם האחר יטפל בבקשת הדוא"ל שלך, יתכן שהיא לא תטופל כלל, או ששניהם יכולים לשכפל מאמצים שלא לצורך.