אין להכחיש את העובדה שלמייל יש חשיבות רבה בתקשורת עסקית מודרנית. מדי יום נשלחים מיליוני מיילים מחברות ללקוחות וספקים, מעובדים למנהליהם ומעבודה אחת לאחרת. ישנן מספר סיבות לרוב הדוא"ל בהשוואה לשיטות תקשורת אחרות.
דְחִיפוּת
דוא"ל נשלח ומתקבל כמעט באופן מיידי, בין אם הנמען נמצא כמה דלתות למטה או מרחק אלפי קילומטרים. מסיבה זו, שימוש בדוא"ל מייעל את התקשורת הפנימית והחיצונית, מה שמאפשר להעביר ולהפיץ מידע חשוב ומהיר יותר ומאפשר עדכוני מצב כמעט בזמן אמת. בתורו, הזרימה המתמשכת של מידע רלוונטי הופכת עובדים ומנהלים כאחד ליעילים ופרודוקטיביים יותר, ומאפשרים מענה מהיר לכל נושא שעלול להתעורר.
שמירת רשומות
הודעות דוא"ל נותרות בתיבת הדואר הנכנס של המשתמש אלא אם כן הן נמחקות במכוון, וגם תוכנות הדוא"ל העצמאות וגם שירותי הדואר האלקטרוני מציעות פונקציית חיפוש ומסננים שגורמים למעקב אחר הודעה ספציפית להימשך מספר שניות בלבד. זה יוצר מסלול נייר וירטואלי יעיל בהרבה ממסמכים מודפסים המוגשים במגירה, מה שמקל מאוד על חילוץ מידע חשוב מתקשורת הדוא"ל.
עלויות נמוכות
דוא"ל היא אחת הדרכים הזולות ביותר שבהן העסק יכול להשתמש בתקשורת, באופן פנימי וחיצוני. עסקים קטנים יכולים פשוט להירשם לדוא"ל בחינם עם ספקים כמו Gmail, Yahoo או Hotmail; גם עבור חברות גדולות יותר, העלות התקורה של אחזקת שרת דוא"ל ייעודי נמוכה יחסית. הבדל העלויות בולט במיוחד כאשר שוקלים תקשורת המונים. לדוגמא, עלות ההדפסה וההגשה של מערך פליירים או מכתב הם פעמים רבות הנדרשות למשלוח המידע בדוא"ל.
שיווק
דואר אלקטרוני מאפשר לחברות להפיץ ביעילות וביעילות מידע אודות המוצרים והשירותים שלהם, הן ללקוחות קיימים והן לפוטנציאליים. לדוגמא, חברת ביגוד יכולה להקים רשימת דוא"ל שכל אחד יכול להירשם אליה, ואז לשלוח דוא"ל שבועי לכל אחד ברשימה המפרט תוספות חדשות לקטלוג. באופן דומה, חברה המתמחה בתוכנות עסקיות עשויה ליצור קשר ישירות עם חברות אחרות בדוא"ל בכדי לברר האם הם עשויים למצוא את שירותיהם מועילים.
