Microsoft Office 2007 כולל תכונה לשליחת תגובה אוטומטית להודעות נכנסות. למרות ששרת Microsoft Exchange כולל עוזר מחוץ למשרד, Outlook יכול לשכפל תכונה זו על ידי יצירת כללים ותבנית דואר אלקטרוני. בכל פעם שאתה מקבל דואר אלקטרוני, Outlook משיב לשולח בתגובה אוטומטית. למרות שהשולח רשאי לשלוח מספר הודעות דואר אלקטרוני, הכלל מאפשר תשובה אחת בלבד. זה מונע משולחים לקבל את אותה תשובה מספר פעמים.
צור תבנית תשובה אוטומטית
פתח את Microsoft Office 2007 ולחץ על תפריט "קובץ". הפנה את העכבר אל "חדש" ולחץ על "הודעת דואר".
לחץ על הכרטיסייה "אפשרויות" בקבוצה עיצוב. לחץ על "טקסט רגיל".
הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח כתשובתך האוטומטית בגוף ההודעה.
לחץ על "לחצן Microsoft Office" ולחץ על "שמור בשם". לחצן Microsoft Office ממוקם בחלק השמאלי העליון של ההודעה שלך.
לחץ על "תבנית Outlook (* .oft)" ברשימה הנפתחת "שמור כסוג".
הקלד שם קובץ עבור תבנית ההודעה שלך בתיבה "שם קובץ" ואז לחץ על "שמור".
צור כלל תשובה אוטומטית
לחץ על "כללים והתראות" בתפריט הנפתח "כלים". לחץ על "כלל חדש".
לחץ על "בדוק הודעות כשהן מגיעות" תחת "התחל מכלל ריק". הקש "הבא."
בחר בתיבת הסימון "נשלח אלי בלבד" תחת "אילו תנאים ברצונך לבדוק?" ובחר כל תנאי אחר שאתה זקוק לו. הקש "הבא." בחר "כן" כשנשאל האם ברצונך להחיל כלל זה על כל הודעה שהתקבלה.
סמן את התיבה "השב באמצעות תבנית ספציפית" תחת "מה ברצונך לעשות עם ההודעה?"
עיין תחת "שלב 2: ערוך את תיאור הכלל" ובחר "תבנית ספציפית". לחץ על "תבניות משתמש במערכת קבצים" בתיבת הדו-שיח "הסתכל פנימה".
בחר בתבנית שנוצרה לתגובה אוטומטית ולחץ על "פתח". הקש "הבא."
בחר חריגים מועדפים לכלל ולחץ על "הבא".
הקלד שם לכלל החדש שלך תחת "שלב 1: ציין שם לכלל זה" ולחץ על "סיום". הכלל שלך פועל ומוכן לשימוש.
טיפים
Microsoft Office Online מציע תבניות הודעות מחוץ למשרד הזמינות להורדה בחינם.
על מנת שתשובות האוטומטיות יישלחו, על המחשב להישאר מופעל ולהשאיר את Microsoft Office 2007 פתוח.
כדי לכבות את הכלל שלך, לחץ על תפריט "כלים" ולחץ על "כללים והתראות". בטל את הסימון בתיבה עבור הכלל שברצונך להשבית.
