Microsoft Outlook מאפשר לך ליצור קבוצות אנשי קשר, המכונות גם רשימות תפוצה או קבוצות דוא"ל. אם אתה שולח דוא"ל באותה קבוצה של אנשים באופן שגרתי, הגדרת אותם כקבוצת אנשי קשר מאפשרת לך לחסוך זמן על ידי שליחת הדוא"ל לקבוצה במקום להזין את כל הכתובות. ניתן גם ליצור קבוצת אנשי קשר המכילה קבוצות אנשי קשר אחרות. ברוב המקרים, אין הגבלה על מספר כתובות הדוא"ל שיכולות להיות לך בקבוצת אנשי קשר.
גרסאות ישנות יותר של Outlook
ל- Outlook 2010 ואילך אין מגבלה על מספר הכתובות שתוכל לכלול בקבוצת אנשי קשר. בגרסאות קודמות, המספר המרבי של כתובות שתוכל לכלול בקבוצת אנשי קשר תלוי בכמות המידע המאוחסן עבור כל איש קשר. מגבלות אופייניות הן בין 50 ל -70 אנשי קשר, אך יכולות להיות נמוכות מ- 25. קבוצת אנשי קשר עשויה להפסיק לעבוד אם תכלול פרטי קשר נוספים עבור החברים, ובמקרה זה תוכל לפצל את הקבוצה לשתי קבוצות אנשי קשר.
שרתי חילופי ושרתים אחרים
למרות שמספר הכתובות בקבוצת אנשי קשר אינו מוגבל, לשרת הדואר עשויות להיות מגבלות. בסביבה ארגונית, לשרת Microsoft Exchange עשויים להיות גדלים מרביים עבור קבוצות אנשי קשר. בסביבות עסקיות ביתיות וקטנות, ספק שירותי האינטרנט שלך עשוי לחסום הודעות דוא"ל המכילות יותר ממספר כתובות מוגדר. בנוסף, הודעות דוא"ל המכילות מספר רב של כתובות עשויות להיות מסומנות או חסומות כספאם על ידי ספק הדוא"ל של הנמענים או תוכנת הלקוח.
פרטיות וקריאות
כאשר אתה שולח דוא"ל לקבוצת אנשי קשר, Outlook מחליף את שם הקבוצה בכתובות הדוא"ל של כולם בקבוצה, כך שכל הנמענים יראו את כתובת הדוא"ל של כולם. זה עשוי לתפוס מקום רב בחלק העליון של הדוא"ל, וגם מעלה חששות לגבי פרטיות. אם הקבוצה היא, למשל, מועדון משחקים וכל החברים מכירים זה את זה, זה בסדר; אך אם חברי הקבוצה אינם מכירים זה את זה, שליחת כולם בקבוצה את כתובת הדואר האלקטרוני של כל האחרים בקבוצה עלולה להוות פגיעה חמורה ואף בלתי חוקית בפרטיות. כדי להימנע מכך, השתמש בשדה BCC, ולא בשדה TO, בעת שליחה לקבוצת אנשי קשר.
קבוצת אנשי קשר לעומת רשימת תפוצה
קבוצת אנשי קשר היא דרך נוחה לאדם אחד לשלוח באופן שגרתי דוא"ל לקבוצה או לקבוצות אנשים. עם זאת, אם קבוצה גדולה של אנשים זקוקה לעתים קרובות לשלוח דוא"ל זו לזו, ובמיוחד אם רוצים פרטיות, רשימת דיונים על מנויים או תוכנית רשימת תפוצה היא דרך טובה יותר, שכן מדובר בתוכניות מבוססות אינטרנט המאפשרות לכל חבר לשלוח דוא"ל לקבוצה, באמצעות כתובת דוא"ל אחת.
