תוכנת הנהלת חשבונות מיועדת לאוטומציה רבה של תהליך החשבונאות. המטרה היא להפוך את חשבונאות לקלה, מהירה ומדויקת יותר. התוכנה אמנם משרתת את מטרתה, אך ישנם חסרונות להסתמך רק על טכנולוגיה לצרכי החשבונאות שלך. זו הסיבה שחשוב להבין את יסודות החשבונאות וכן כיצד להשתמש בתוכנות הנהלת חשבונות.
עֲלוּת
בעת שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות, עליכם לקנות את התוכנה וכל רישיון נוסף הדרוש למשתמשים ומחשבים אחרים. תוכנות מסוימות דורשות ממך לרכוש שדרוגים או עדכונים עבור תכונות נוספות. עליך גם לוודא שהמחשב שלך מסוגל להריץ את התוכנה. אם לא, תצטרך לשדרג גם את המחשב שלך.
הסתמכות על מחשבים
אם המחשב שלך קורס או נתונים פגומים על ידי וירוס, לא תוכל להשתמש בתוכנת הנהלת החשבונות שלך עד לתיקון הבעיה. המשמעות היא גם שלא תהיה לך גישה לנתונים שהוזנו עד שהמחשב יפעל שוב. הנתונים שלך יכולים גם להיות פגומים, כלומר תצטרך להזין מידע מחדש אלא אם כן גיבית את הקבצים שלך. בנוסף, אם יש הפסקת חשמל, התוכנה שלך לא תהיה שמישה אלא אם אתה מחשב נייד עם סוללה.
הונאה
נתוני תוכנת הנהלת חשבונות דורשים רמות אבטחה נוספות כדי למנוע בעיה כמו הונאה ומעילה. תוכנה מקלה על המשתמשים בשינוי נתונים, מה שמקל על ביצוע הונאות. כתוצאה מכך, גדל הצורך של מבקרי פנים לבדוק אם קיימים אי דיוקים בנתונים. יש לנקוט באמצעי אבטחה גם כדי להגביל את כמות הבקרה שיש למשתמשים על תכונות תוכנה חשבונאיות כלשהן.
תוכנה נוספת
מרבית תוכנות הנהלת החשבונות מחייבות שיהיה לך תוכנה נוספת על מנת להציג דוחות. לדוגמה, תוכניות מסוימות מאפשרות לך לייצא נתונים כקובץ PDF או כגיליון אלקטרוני של Excel. זה מאפשר למשתמשים ללא תוכנית הנהלת חשבונות להציג את הנתונים. עם זאת, תוכנת הצפייה עשויה להוות הוצאה נוספת למשתמש.
טעות אנוש
אמנם קל לרשום מספרים באופן שגוי, אך קל יותר להקליד מספר שגוי. הזנת נתונים לתוכנת הנהלת חשבונות מהר מדי עלולה לגרום לשגיאות חמורות. כאשר התוכנית מבצעת חישובים, יכול להיות קשה יותר לאתר את הגורם לבעיה. גיליונות אלקטרוניים, פנקסים דיגיטליים או פנקסים כתובים הופכים את המעקב לפשוט ומהיר יותר.
הַדְרָכָה
תוכנת הנהלת חשבונות מחייבת אותך להקדיש זמן ללמוד כיצד להשתמש בה. אמנם אתה רואה חשבון מנוסה, אך עדיין עליך ללמוד מה כל לחצן ופקודה בתפריט עושים כדי להשתמש ביעילות בתוכנות חשבונאות. עקומת למידה זו עלולה לגרום לשגיאות יקרות. במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה צורך בהכשרה בתשלום כדי ללמוד כיצד לבצע משימות מסוימות. אם אינך מתמצא בטכנולוגיה, התהליך יכול להיות קשה עוד יותר.
זְמַן
רואי חשבון רבים מגלים שלוקח יותר זמן להזין נתונים לתוכנת הנהלת חשבונות מאשר לכתוב אותם או להקליד אותם בגיליון אלקטרוני. בשל מסכים שלב אחר שלב, התהליך לוקח לעיתים זמן רב יותר, במיוחד עבור מי שלא משתמש בתוכנה לעתים קרובות או שעדיין אינו משתמש בתוכנית. אם התוכנה דורשת שלבים רבים להזנת נתונים בסיסיים, דרישות הזמן עשויות לעלות על היתרונות של חישובים אוטומטיים.
