המחשב האישי שינה לעד את האופן שבו אנשים עושים עסקים: לכל משימה חשובה של החברה, יש פיתרון תוכנה שתואם. אם אתה עדיין מבצע את חשבונאות העסק שלך ביד, שקול את ההבדלים הגדולים בין זה לבין שימוש בתוכנת חשבונאות ייעודית. יש יתרונות גדולים לדיגיטליות, אך יתרונות אלה אמנם כוללים סיכונים מסוימים. הכל תלוי במה שהכי מתאים לך ולעסק שלך.
דיוק ועקביות
תוכנת הנהלת חשבונות משתמשת בחישובים אוטומטיים כדי להבטיח שהמתמטיקה שלך תמיד נכונה. בנוסף, חשבונאות ממוחשבת בונה עקביות בדיווח שלך באמצעות פורמטים קבצים סטנדרטיים ותהליכי עבודה מבוססים. תוכנת חשבונאות היא חכמה רק כמו המשתמש, עם זאת, והמעבר לחשבונאות דיגיטלית אינו בהכרח מבטיח ביטול טעויות. עם זאת, חשבונאות ממוחשבת, כאשר היא מבוצעת כהלכה, מדויקת יותר בהשוואה לחשבונאות ידנית.
מהירות הכניסה
לאחר שיישמת פתרון ממוחשב לעסק שלך, הזמן שאתה משקיע בעבודה על משימות חשבונאיות אמור להפחית מאוד. הזנת נתונים באמצעות מקלדת ונותנת למחשב לבצע את העבודה היא מהירה יותר מלרשום דברים ולהבין את המתמטיקה בעזרת מחשבון ותוכנת הנהלת חשבונות מגיעה עם מגוון תבניות מובנות שנועדו להפוך את התהליך לפשוט יותר. בנוסף, נתונים המוזנים באמצעות חשבונאות ממוחשבת נגישים באופן מיידי, כלומר תמיד יהיו לך המספרים העדכניים ביותר הזמינים. החיסרון הוא שייקח קצת זמן להסתגל לשימוש בתוכנה החדשה, מה שממתן את הזמן שנחסך.
בטחון ובטיחות
בעוד שתוכל להגן על נתוני החשבונאות שלך באמצעות סיסמה ולאחסן אותם במחשב העבודה שלך, חשבונאות ידנית פחות בטוחה מכיוון שהמסמכים הכתובים נערמים לאורך זמן ודורשים פתרונות אחסון גדולים יותר ויותר. בנוסף, באפשרותך לגבות בקלות נתוני חשבונאות דיגיטליים בכונן חיצוני, ואילו עליך להעתיק נתונים חשבונאיים ידניים באופן ידני. אובדן הנתונים החשבונאיים הדיגיטליים שלך הוא פחות דרמטי מאשר אובדן המסמכים המקוריים, מכיוון שאתה יכול לשחזר את הגיבויים שלך עם מינימום מהומה. עם זאת, חומרת המחשב שבירה יותר מהמסמכים בפועל, לכן עליכם לנקוט בצעדים כדי להגן על הנתונים שלכם במקרה של בעיית חומרה.
קלות הפצה
בחשבונאות ידנית אתה יוצר ומפיץ ידני חשבוניות, חשבונות ורישומים אחרים. באמצעות חשבונאות דיגיטלית תוכלו ליצור את אותה קבוצה של מסמכים בהרבה פחות זמן ולהדפיס כמה עותקים שתצטרכו. לאחר מכן תוכל לשלוח מסמכים דיגיטליים באמצעות דוא"ל, ומאפשר לך להגביל את כמות המדיה הפיזית שהחברה שלך צריכה להשתמש בה. בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת קל להדפיס, להעתיק ולשלוח את כל המסמכים הדרושים לעסק שלך. עם זאת, זה גם מקל על צד גרוע ליירט את הנתונים שלך.
