הרבה תקשורת עסקית הייתה מתחילה בלחיצת יד, אבל זה פשוט כבר לא המקרה. במאה ה -21, רוב הסיכויים ש"נפגשת "והתקשרת עם קשרים עסקיים ואישיים רבים מבלי שראית את פניהם. רבים מאותם אינטראקציות מתחילים בתקשורת בדוא"ל. אם אתה צריך לכתוב דוא"ל לאדם שאתה לא מכיר, פעל על פי כמה כללים בסיסיים כדי לוודא שאתה נשאר מקצועי ולא להעליב.
שלב 1
הקלד שורת נושא תמציתית המתארת מדוע אתה כותב לאדם זה. מכיוון שאינך מכיר את האדם, עליך להיות ברור מדוע אתה כותב. אנשים מקבלים הרבה דואר זבל בתיבות הדואר הנכנס שלהם, כך שאם יש לך קשר אישי או עסקי, זה יכול להיות רעיון טוב להזכיר זאת בשורת הנושא.
שלב 2
השתמש ב"גברת " או "מר" ושם המשפחה של האדם בברכה. לעולם אל תניח שאישה נשואה אלא אם כן אתה יודע בוודאות שהיא; ככזו, "גב '" היא דרך נייטרלית יותר לפנות לאישה. אם אינך בטוח במינו של האדם, אל תנחש; במקום זאת, השתמש בשם הפרטי ושם המשפחה של האדם. אתה יכול לבחור להשתמש ב"יקר "אם תרצה, כמו ב"מר סמית היקר", אך תוכל גם להפסיק את ה"יקר "ופשוט להקליד" מר סמית ': ". שים לב שתזדקק לפסיק כאשר נעשה שימוש ב"יקר "ובנקודתיים נקודה כשלא.
תאר את הסיבה שאתה כותב או את הקשר שיש לך לאדם בשורה הראשונה של הדוא"ל. אנשים רבים לא יעברו את השורה הראשונה של הדוא"ל אם הם מניחים שמדובר בדואר זבל; כמו כן, יש אנשים שקוראים את הודעות הדוא"ל שלהם במכשירים ניידים, שלפעמים מציגים רק את השורה הראשונה של הדואר האלקטרוני כאשר הדוא"ל נצפה בתבנית רשימה. על ידי הצהרת כוונתך מראש, סביר יותר שתקבל תגובה.
