משימה נפוצה שניתנת בשיעור Excel וגם במצבים הקשורים לעבודה מעשית היא הפרדת שמות פרטיים ושם אחרון. תמצאו להלן השלבים להפרדת שמות פרטיים ושם משפחה ב- Excel.
הפרד את השמות הפרטיים והאחרונים ב- Excel
הצורך להפריד שמות פרטיים ואחרונים באקסל נוצר בגלל שמות המלאים של התלמידים או העובדים מוזנים בעמודה אחת של Excel.
מצב זה מתרחש גם כאשר נתוני סטודנטים או עובדים מיובאים מתוכנית הזנת נתונים או חשבונאות לתבנית Microsoft Excel.
כאשר השמות מאוחסנים בעמודה אחת של Excel, הם מאוחסנים בדרך כלל כ- FirstName Lastname, LastName, FirstName (פסיק המפריד בין השניים) וגם כ- FirstName Midinitial LastName.
אמנם ניתן להפריד שמות פרטיים ושם אחרונים באמצעות נוסחאות Excel, אולם הדרך הקלה ביותר להפריד שמות פרטיים ושאר משפחה ב- Excel היא להשתמש באשף 'טקסט לעמודה' כפי שניתן להשיג ב- Microsoft Excel.
1. הפרד את השמות הפרטיים והאחרונים באמצעות אשף הטקסט לטור
בצע את הצעדים שלהלן כדי להפריד בין שמות אגרוף ושמות משפחה באמצעות אשף הטקסט לטורים כפי שזמין ב- Microsoft Excel.
1. פתח את קובץ ה- Excel המכיל שמות שברצונך להפריד.
2. בחר את כל העמודה המכילה שמות> לחץ על הכרטיסייה נתונים בשורת התפריטים העליונה ולחץ על האפשרות טקסט לטורים בסעיף "כלי נתונים".
3. במסך הבא, בחר באפשרות מופרדת ולחץ על הכפתור הבא.
4. במסך הבא, בחר את שדה החלל ולחץ על הבא.
5. במסך הבא תוכלו לבחור את היעד עבור שמות פרטיים ושם משפחה או ללכת עם הבחירה הקיימת ולחץ על כפתור סיום.
6. ברגע שתלחץ על כפתור סיום, תראה מיד את השמות מופרדים לשמות פרטיים ושם אחרון.
כפי שניתן לראות בתמונה למעלה, השמות הופרדו לשתי עמודות שונות.
2. הסר את הפסיק, הפרד את השמות הפרטיים והשמות האחרונים ב- Excel
אם השמות נכתבים בפורמט Lastname, FirstName, באפשרותך לבצע את השלבים שלהלן כדי להסיר פסיקים ולהפריד בין שמות פרטיים.
1. פתח את קובץ ה- Excel המכיל שמות שברצונך להפריד.
2. בחר את כל העמודה המכילה שמות משולבים> בחר בכרטיסייה נתונים בשורת התפריטים העליונה ולחץ על האפשרות טקסט לטורים בסעיף "כלי נתונים".
3. במסך הבא, בחר באפשרות מופרדת ולחץ על הכפתור הבא.
4. במסך הבא, בחרו שטח ושדות אחרים> הקלידו “, ” (פסיק) בתיבה הקטנה שליד “אחר” ולחצו על הכפתור הבא.
5. במסך הבא תוכלו לבחור את היעד עבור שמות פרטיים ושם משפחה או ללכת עם הבחירה הקיימת ולחץ על כפתור סיום.
6. ברגע שתלחץ על כפתור סיום, תראה מיד את השמות מופרדים לשמות פרטיים ושם אחרון.
3. הפרד שמות ראשונים, אמצעיים ואחרונים ב- Excel
אם השמות בפורמט 'שם פרטי אחרון שם פרטי', ניתן להשתמש באותם צעדים המופיעים בשני המקרים לעיל כדי להפריד בין שמות פרטיים, אמצעיים ושם משפחה.
1. בחר את כל העמודה המכילה שמות> בחר בכרטיסייה נתונים בשורת התפריטים העליונה ולחץ על האפשרות טקסט לטורים בסעיף "כלי נתונים".
2. במסך הבא תוכלו לבחור את היעד המועדף עליכם עבור שמות פרטיים, אמצעיים ושם משפחה או לקבל את יעד ברירת המחדל ולחץ על כפתור סיום.
3. פעם אחת תלחץ על סיום, תראה מיד את השם מופרד לשמות פרטיים, אמצעיים ושם אחרון.
אם אין צורך בראשונית אמצעית, באפשרותך למחוק את העמודה המכילה אמצע התחלתי.
